Wie wir unsere Zeit sinnvoll nutzen und im Team effizient arbeiten können
Wir alle kennen es - nicht genug Zeit für all die Dinge, die wir erledigen möchten:
falsche Prioritäten
verzetteln
Multitasking
Und am Ende: gar nichts fertig. So geht es vielen Fachkräften auch in der Arbeit mit Jugendlichen. Ein frustrierender Zustand, der sich wie ein Teufelskreis anfühlt.
Hier gilt es zu unterscheiden - was liegt nicht in unserer Hand und wo können wir mit dem richtigen Zeitmanagement und einer guten Team-Struktur effizienter werden?
Das erfährst du im Artikel:
Ich habe das Gefühl nie genug Zeit zu haben
Diese Aussage habe ich schon oft gehört und habe mich mit Nicole Kern, einer Jugendhilfe-Expertin, zu diesem Thema unterhalten.
Wir beide kennen das Thema von uns selbst und auch von unseren Klient*innen.
Wir sprechen darüber,
was - neben Personalknappheit - Gründe für den Zeitmangel sind,
welche Ideen wir haben und was aus unserer Sicht wichtig ist (vom A wie Achtsamkeit bis Z wie Zeitmanagement-Tools)
und was du davon hast, deinen Blickwinkel zu ändern
In diesem Artikel teile ich einige Auszüge mit dir.
Das vollständige Gespräch findest du hier
Schuldgefühle - wenn die Zeit einfach nicht reicht
Das kannst du sicher auch - das ständige Gefühl nicht allem und jedem gerecht werden zu können, weil die Zeit einfach nicht reicht. Du versuchst deinen Tag zu planen und willst Dinge abschließen. Aber dann passiert etwas Unerwartetes und du musst sinnbildlich Brände löschen, Konflikte lösen, Personalengpässe ausgleichen und so weiter. Hierbei ist es wichtig, dass du auf dich achtest und dir bewusst machst, dass solche äußeren Einflüsse nicht deine Schuld sind. Mach dir hier also keinen Vorwurf, wenn du nicht deinen pädagogischen Fahrplan folgen kannst.
Nichts desto trotz darfst du dein eigenes Zeitmanagement auch mal kritisch betrachten und ehrlich hinschauen.
Denn wir wissen: Priorisieren fällt im Alltag oft schwer und daher ist ein gutes Zeitmanagement ist absolut relevant.
Ein gutes Tool für das eigene Zeit-Management:
die Eisenhauer Matrix
Die Idee dieses Tool ist es, eine Matrix in vier Quadranten einzuteilen mit den Faktoren wichtig bis nicht wichtig und dringend bis nicht dringend.
Hier ordnest du deine Aufgaben zu. Hier ist es spanend zu erkennen, wie oft man denkt, diese eine Aufgabe muss ganz nach oben, weil sie eine gewisse Dringlichkeit hat, aber vielleicht ist sie an sich gar nicht so wichtig.
Ein gutes Beispiel ist hierfür das Thema Berichte und Dokumentationen. Ja, das muss gemacht und sollte nicht ewig aufgeschoben werden. Aber womöglich ist heute eher das Gruppengeschehen wichtig - die Beziehungsarbeit. Wenn ein Jugendlicher dein Gespräch sucht, dann darf das Telefon auch mal ins Leere klingeln oder der Bericht liegen bleiben.
Und das ist okay! Dann spielst du vielleicht einfach ein Spiel mit den Jugendlichen, pflegst die Beziehungen - da ist dann nicht dringend, aber sehr wichtig und eigentlich doch was unseren Job in der Jugendhilfe ausmacht.
Flexibilität und eine vertrauensvolle Arbeit im Team
Wenn ich also von meinem Plan abweiche, weil etwas anderes gerade wichtiger ist, darf ich mir diese Flexibilität auch erlauben.
Ich muss in der Jugendhilfe immer wieder auf sich verändernde Bedürfnisse eingehen können und in meiner Planung switchen können. Die Prioritäten können sich von einem auf den anderen Moment ändern.
Daher ist die Flexibiltitä für den Beziehungsaufbau so wichtig. Und zwar für den Jugendlichen, für mich und für das Team. Daher ist neben der Flexibilität auch das Vertrauen unter den Kolleg*innen sehr wichtig.
Weicht ein Kollege von den Aufgaben ab, sollte im Team das Vertrauen da sein, dass es dazu einen guten Grund gab. Da hilft es natürlich sehr sich untereinander gut zu kennen und die verschiedenen Persönlichkeiten gut einschätzen zu können. Das ist natürlich ein Weg, den man gemeinsam gehen darf. Hier helfen Team-Tage, Team-Übungen um eine gute gemeinsame Basis zu schaffen.
Der Fokus auf das Wesentliche spart Zeit
Was sind sonst noch typische Zeitfresser?
Wo kann ich einsparen und mehr Zeit für die Jugendlichen finden?
Um unser Beispiel von oben nochmal aufzugreifen: Dokumentationen. Auch hier darfst du dich ehrlich fragen:
Wie genau müssen die sein? Wie sehr gehe ich hier in die Tiefe?
Was sind wirklich relevante Punkte und was ist eigentlich viel zu ausführlich, kostet mich Zeit und am Ende liest es doch keiner so detailliiert?
Schau da mal genau hin, konzentriere dich auf das Wesentliche. Ich bin sicher hier kannst du auch viel Zeit sparen, in dem du dir ein gutes Doku-System überlegst.
Ein anderer schöner Ansatz ist eine Art „fünf Minuten“ - Prinzip.
Hier liegt das wichtige Thema Achtsamkeit zu Grunde. Nicht jedes Kind oder Jugendliche braucht gleich viel Zeit und Fokus, aber wenn ich mir einfach täglich fünf Minuten bewusst für jeden Zeit nehme, kann das schon so viel bewirken. Fünf Minuten voller Fokus, völlige Präsenz. Das kann reichen und schafft mir drum herum Raum. In dieser Zeit kann ich meinem Gegenüber durch meine volle Aufmerksamkeit etwas Gutes tun, bin selbst nicht abgelenkt und gestresst und kann danach mit einer anderen Aufgabe weiter machen.
Und wenn es doch mal mehr Zeit braucht, kommt wieder die nötige Flexibilität zum Einsatz.
All das ist so relevant für eine gute Beziehungsarbeit - mit den Jugendlichen und auch den Kolleg*innen.
Oft sind es die kleinen Dinge
Wir wissen, wie wichtig die Beziehung untereinander ist - auch um Stress zu reduzieren und so Zeit zu gewinnen. Das kann in ganz einfachen Alltagssituationen wachsen, ohne dass du dir ein besonders aufwendiges, teures Programm für die Jugendlichen überlegst. Neue Projekte klingen schließlich nach noch mehr Zeitfressern.
Nein, es können ganz einfache Sachen sein:
Vielleicht bleibt ihr mal länger beim Essen sitzen und erzählt ganz in Ruhe. Vielleicht gibt es einen Spiele-Abend, einen Beauty-Tag, vielleicht könnt ihr zusammen Verstecken spielen oder Ostereier bemalen zu angesagter Musik. Ich bin immer wieder erstaunt auf welche augenscheinlich „kindlichen Beschäftigungen“ sich Jugendliche einlassen und einfach mitmachen, wenn ich es nur anbiete und Interesse zeige.
Kooperationen helfen für einen anderen Blick und können Zeit sparen
Eine große Unterstützung kann auch die generelle Zusammenarbeit sein. Innerhalb des Teams, aber auch team-übergreifend. Ich erlebe das immer wieder im Austausch - jede Einrichtung hat ähnliche Themen und Erfahrungen. Warum nicht voneinander profitieren? Vielleicht kann man auch gemeinsame Projekte starten und sich gegenseitig aushelfen.
Genauso kannst du die Jugendlichen in deine täglichen Arbeiten integrieren, in dem ihr z.B. gemeinsam Einkaufen geht. So kannst du Arbeiten erledigen und stärkst dabei den Beziehungsaufbau und die Jugendlichen haben das Gefühl gebraucht zu werden.
Was die Planung besonderer Projekte angeht, kannst du sie auch mehr fordern und Aufgaben übertragen. Vielleicht braucht dies am Anfang etwas mehr Zeit und Aufmerksamkeit. Aus meiner Erfahrung kann das aber auch zum Selbstläufer werden, da die Jugendlichen Energie und Freude in ihrer selbstständigen Arbeit entwickeln und am Ende kannst du in dieser Zeit bestensfalls andere Arbeiten erledigen wie z.B. eine Team-Besprechung.
Fazit: Die Arbeit in der Jugendhilfe ist ein Prozess
Natürlich ist bei all diesen Ansätzen Geduld und das Aushalten von Rückschritten gefragt. Nicht alles wird sofort umsetzbar sein, nicht alles wird sofort Zeit einsparen. Die Arbeit in der Jugendhilfe hat viel mit Prozessen zu tun. Wir erreichen selten Ergebnisse von heute auf morgen, so sehr wir es uns wünschen würden. Hier dürfen wir geduldig sein, mit uns und dem Prozess und jeden noch so kleinen Schritt feiern. Hier flexibel und offen zu bleiben, hilft uns den Stress rauszunehmen, mehr in die Ruhe zu kommen und so am Ende mehr Zeit zu gewinnen.
Hi, ich bin Martina Kohrn - Konflikt- und Resilienztrainerin für Fach- und Führungskräfte aus Jugendhilfe, Kita und Pflege.
☑ Sei sicherer in Konflikt- und Krisensituationen.
☑ Gestalte ein starkes und humorvolles Miteinander im Team.
☑ Sichere Dir praxisnahes Handwerkszeug für mehr Ruhe und Gelassenheit.
Hier geht es zu:
☑ Coaching